Regulamin Konwentu Orkon 2024
Postanowienia ogólne
Niniejszy regulamin Konwentu Orkon 2024, określa zasady organizacji wydarzenia przez Organizatora, w tym sposób przeprowadzania wydarzenia, zasady zgłoszeń, zasady udziału Uczestników oraz prawa i obowiązki Organizatora i Uczestników.
Organizatorem Konwentu Orkon 2024 jest Stowarzyszenie Orkon Konwent Larpów Terenowych, z siedzibą ul. Obopólna 6/3/1 30-069 Kraków, Regon 38087341700000, NIP 6772436611.
Tegoroczny konwent odbędzie się pod adresem Łutowiec 9, 42-320 Niegowa.
Warunki uczestnictwa
W wydarzeniu „Orkon 2024” może brać udział Uczestnik, który:
- zapoznał się z niniejszym Regulaminem;
- zapoznał się z informacjami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych;
- wykupił akredytację w przedpłacie lub na miejscu oraz posiada identyfikator;
- w przypadku osób małoletnich do 15 roku życia muszą oni przebywać na terenie konwentu pod opieką prawnych opiekunów. Uczestnicy pomiędzy 15 a 18 rokiem życia zobowiązane są dostarczyć podpisane oświadczenie ze zgodą na uczestnictwo w konwencie zgodnie z poniższym wzorem:
(miejscowość i data)
Ja, (imię i nazwisko rodzica, nr dowodu osobistego, adres zamieszkania, numer telefonu), zgadzam się, aby mój syn/córka (niepotrzebne skreślić) imię i nazwisko dziecka) uczestniczył/ła w konwencie gier terenowych Orkon 2024 pod opieką (imię i nazwisko opiekuna, nr dowodu osobistego, adres zamieszkania, numer telefonu).
Podpis rodzica
W wydarzeniu „Orkon 2024” nie może brać udziału Uczestnik, który:
- przebywający pod wpływem niedozwolonych substancji odurzających lub psychoaktywnych, wyjątkiem jest posiadanie legalnego zezwolenia na użytkowanie powyższych.
- zachowuje się w sposób agresywny wobec innych uczestników lub osób trzecich;
- nawołuje do przemocy wobec jakichkolwiek istot żywych, w tym, lub pochwala taką przemoc;
- propaguje jakikolwiek faszystowski lub inny totalitarny ustrój państwa;
- nawołuje do nienawiści na tle różnic narodowościowych, etnicznych, rasowych, wyznaniowych albo ze względu na bezwyznaniowość, lub pochwalają taką nienawiść;
- znieważa grupę ludności albo poszczególną osobę z powodu jej przynależności narodowej, etnicznej, rasowej, wyznaniowej albo z powodu jej bezwyznaniowości;
- zniesławia lub znieważa jakiegokolwiek innego Uczestnika;
- narusza dobra osobiste jakiegokolwiek innego Uczestnika;
- w inny sposób niż określony w lit. d-j narusza obowiązujący porządek prawny lub dobre obyczaje;
- nawołuje do zachowań niebezpiecznych lub pochwala takie zachowania;
Zasady zapisów na Konwent Orkon 2024
Informacje o wydarzeniu są zamieszczane na stronie wydarzenia Orkon - Konwent Larpów Terenowych, portalu, w mediach społecznościowych oraz w innych kanałach, które Organizator wykorzystuje do promocji wydarzenia Orkon 2024.
Aby wziąć udział w konwencie Orkon 2024, należy:
- zapoznać się z niniejszym Regulaminem;
- zapoznać się z informacjami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych (Polityka prywatności)
- wypełnić ankietę akredytacyjną;
- wykupić akredytację za pośrednictwem sklepu internetowego lub na miejscu;
Akredytacja na wydarzenie Orkon 2024
Udział w konwencie Orkon 2024 jest odpłatny.
Cena akredytacji na Orkon 2024 dostępnych na portalu w przedsprzedaży wynosi:
- 400 zł - akredytacja na całość konwentu (14-27.07.2024)
- 300 zł - akredytacja na pierwszą połowę (14-21.07.2024)
- 300 zł - akredytacja na drugą połowę (20-27.07.2024)
- 35 zł -akredytacja na pierwszy lub ostatni dzień konwentu (14.07.2024 lub 27.07.2024)
- 55 zł - akredytacja na jeden pełny dzień konwentu
Cena akredytacji na Orkon 2024 dostępnych w sklepie internetowym lub na miejscu:
- 450 zł - akredytacja na całość konwentu (14-27.07.2024)
- 350 zł - akredytacja na pierwszą połowę konwentu (14-21.07.2024)
- 350 zł - akredytacja na drugą połowę konwentu (20-27.07.2024)
- 35 zł - akredytacja na pierwszy lub ostatni dzień konwentu (14.07.2024 lub 27.07.2024)
- 55 zł - akredytacja na jeden pełny dzień konwentu
- akredytacja dla dzieci poniżej 10 roku życia jest bezpłatna;
- akredytacja dla dzieci między 10 a 15 rokiem życia wynosi połowę standardowej akredytacji i jest dostępna jedynie podczas trwania konwentu;
Akredytację na Orkon 2024 można nabyć:
- osobiście - na miejscu podczas trwania „akredytacji”
- za pośrednictwem sklepu internetowego - przed rozpoczęciem konwentu.
Zapłaty za akredytację na Orkon 2024 można dokonać za pośrednictwem strony internetowej – niezwłocznie po nabyciu biletu, lub podczas trwania konwentu.
Każda akredytacja jest imienna i jest przypisana do konkretnej osoby.
Akredytacja pod żadnym pozorem nie podlega zwrotowi można natomiast przekazać ją innej osobie. W takim przypadku należy jak najszybciej powiadomić o tym fakcie organizatora wysyłając wiadomość na adres mailowy organizacja@orkon.org
Zasady uczestnictwa w konwencie
Wymiana akredytacji zakupionej na identyfikator oraz wypełnienie ankiety akredytacyjnej.
Uczestnicy zobowiązani są do kulturalnego zachowania się, szczególnie w porze nocnej, tj. takie, które nie może być uciążliwe dla osób trzecich ponad przeciętną miarę przyjętą w stosunkach danego rodzaju.
Uczestnikom zabrania się w szczególności wnoszenia na teren konwentu broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów (łuki, kusze, proce itp.) oraz materiałów wybuchowych i wyrobów pirotechnicznych bez oficjalnej zgody organizatorów, która nie będzie oznaczała przejęcia przez organizatorów odpowiedzialności za skutki użycia.
Uczestnicy są zobowiązani zachowywania się w sposób zapewniający bezpieczeństwo wszystkim uczestnikom oraz osobom trzecim.
Na terenie konwentu zakazuje się odtwarzania muzyki, za wyjątkiem sytuacji, na które wyrazi zgodę organizator. Zakaz ten nie dotyczy grania na instrumentach muzycznych, niewymagających wzmacniaczy i głośników.
Osoby stwarzające zagrożenie dla mienia, życia lub zdrowia własnego lub innych uczestników bądź osób trzecich, a także łamiące postanowienia niniejszego Regulaminu będą usuwane z konwentu bez prawa powrotu i bez zwrotu akredytacji.
Uczestnicy są zobowiązani do posiadania przy sobie identyfikatora według wzoru określonego przez organizatorów, przez cały czas obecności na konwencie i bezzwłocznego okazania go na każde wezwanie organizatorów lub wyznaczonej przez nich służby porządkowej.
W przypadku wystąpienia zagrożenia przeciwpożarowego obowiązuje zakaz palenia tytoniu, z wyjątkiem miejsc do tego wyznaczonych. Miejsca takie wyznaczają organizatorzy.
Uczestnicy zobowiązani są do utrzymania porządku i czystości na terenie konwentu, w szczególności w miejscu biwakowania.
Ogniska można palić tylko w wyznaczonych przez organizatorów miejscach. A w sytuacji zagrożenia pożarowego nie wolno ich palić wcale.
Uczestnicy biorący udział w grach terenowych są zobowiązani do przestrzegania ich zasad, określanych przez organizatorów lub osoby przygotowujące daną grę.
Dane osobowe
Organizator przetwarza dane osobowe Uczestników z poszanowaniem obowiązujących przepisów z zakresu ochrony danych osobowych, w szczególności RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych.
Organizator przetwarza dane osobowe jedynie w celu zapisu na konwent.
Organizator może przesyłać informacje handlowe wyłącznie po uzyskaniu zgody Uczestnika na otrzymywanie informacji handlowych.
Uczestnik, wykorzystując jakiekolwiek dane osobowe należące do osób trzecich (np. na potrzeby uczestnictwa w konwencie Orkon 2024), jest zobowiązany zapewnić, aby użycie tych danych następowało zgodnie z prawem, a w szczególności, by podmioty, do których te dane należą, zostały należycie poinformowane o ich wykorzystywaniu.
Jeżeli Uczestnik korzysta z danych osobowych należących do osób trzecich, Organizator ma prawo przyjąć, że użycie tych danych osobowych następuje zgodnie z prawem.
W przypadku, gdy Uczestnik bezprawnie korzysta z danych osobowych należących do osób trzecich, stosuje się postanowienia punktu 37 Regulaminu oraz niezbędnych zapisów prawa polskiego.
Zasady odpowiedzialności
Uczestnik ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie obowiązków wynikających z niniejszego Regulaminu, a w szczególności odpowiedzialność za:
- skutki zachowania, które narusza Regulamin.
- naruszenie jakichkolwiek praw przysługujących jakimkolwiek osobom trzecim;
- rozpowszechnianie lub przekazanie wizerunku osoby trzeciej na potrzeby rozpowszechnienia bez jej zezwolenia;
- użycie danych osobowych osoby trzeciej z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa, w tym bez wiedzy i/lub zezwolenia osoby trzeciej;
- skutki podania niepoprawnych danych i informacji, które są potrzebne do uczestniczenia konwencie Orkon 2024.
Ponadto Uczestnik może ponosić pozostałą odpowiedzialność deliktową wobec osób trzecich, o ile działania lub zaniechania Uczestnika spowodowały szkodę po stronie osób trzecich.
Organizator jest zobowiązany do świadczenia usług związanych z organizacją konwentu Orkon 2024 z należytą starannością.
Wyłączenia odpowiedzialności Organizatora
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
- niedopełnienie przez Uczestnika wymogów związanych z uczestnictwem w wydarzeniu.
- podanie przez Uczestnika niepełnych lub niepoprawnych danych lub informacji, których wymaga Organizator;
- skutki siły wyższej.
Uczestnicy opłacają ubezpieczenie we własnym zakresie.
Od momentu przyjazdu na teren konwentu, do momentu zakończenia imprezy każdy z uczestników ponosi za swoje postępowanie pełną odpowiedzialność finansową i prawną. Organizatorzy nie odpowiadają za wypadki ani szkody, powstałe z przyczyn leżących po stronie któregokolwiek z uczestników, ani za inne zdarzenia prowadzące lub mogące prowadzić do podobnych skutków.
Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy zgubione, uszkodzone, utracone bądź pozostawione bez opieki podczas trwania konwentu i nie odpowiadają za rzeczy zaginione i/lub skradzione.
Konsekwencje łamania regulaminu
Niestosowanie się do regulaminu może skutkować podjęciem następujących kroków: lekkie naruszenie - pouczenie przez organizatora lub wyznaczone do tego służby porządkowe; znaczne naruszenie - skutkuje natychmiastowym wyproszeniem z konwentu bez możliwości powrotu oraz zwrotu akredytacji w wypadku naruszenia postanowień punktu 5 lub 30 organizator zastrzega sobie prawo do wyproszenia uczestnika z terenu konwentu oraz nałożenia kary wykluczenia z kolejnego lub kilku kolejnych wydarzeń organizowanych przez niego;
Postanowienia końcowe
Podpisanie listy uczestników lub dokonanie przedpłaty jest równoznaczne z potwierdzeniem zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu i zobowiązaniem do jego przestrzegania. Każda osoba, która w dowolnej formie i przez dowolnie długi czas bierze udział w konwencie (w tym także goście, obserwatorzy itp.) zobowiązana jest do podporządkowania się regulaminowi, z którego treścią się zapoznała i akceptuje go w całości.
Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że konwent może być dokumentowany, w szczególności fotograficznie lub za pomocą nagrywania wizji. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że publikacja materiałów sporządzonych zgodnie z art. 1 ust. 2 pkt 2 prawa autorskiego, tj. w którym wizerunek osoby stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza, nie wymaga zezwolenia na wykorzystanie wizerunku.
Nieznajomość lub niezrozumienie postanowień regulaminu nie zwalnia z jego przestrzegania.
Regulamin może ulec zmianie, jeżeli będą tego wymagały okoliczności.
Na terenie konwentu prawem nadrzędnym jest prawo Rzeczpospolitej Polski.
W przypadku sporządzenia Regulaminu w różnych wersjach językowych rozstrzygające znaczenie ma wersja polska.