a. Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa w zamkniętej, niekomercyjnej imprezie nie masowej, która odbędzie się od 11 lipca 2025 do 20 lipca 2025 w miejscowości Czatachowa.
b. Konwent Orkon 2025 jest organizowany przez Stowarzyszenie Orkon z siedzibą przy ul. Obopólna 6/3 lok. 1, Kraków 30-069, nr KRS 0000742324. Organizatorami są zarząd Stowarzyszenia Orkon -- Konwent Larpów Terenowych oraz osoby upoważnione przez zarząd, identyfikujące się stosownym identyfikatorem, zwane dalej „Organizatorami".
c. Boisko sportowe w miejscowości Czatachowa wraz z przyległym terenem oraz tereny leśne, gdzie przeprowadzane są punkty programu, zwane są dalej „Terenem Konwentu". Działania na Terenie Konwentu są organizowane we współpracy z OSP Czatachowa.
d. Osoby, które dokonały wpłaty na koszty organizacji Konwentu Orkon 2025 (zakupiły wejściówkę w Sklepie Orkon lub uiściły opłatę akredytacyjną na miejscu, zgodnie z długością pobytu), dokonały formalnego zapisu na terenie konwentu, wylegitymowały się dokumentem tożsamości i otrzymały opaskę akredytacyjną, zwane są dalej „Uczestnikami".
e. Akredytacje:
I. Przez "Akredytację" należy rozumieć odpowiednią opłatę, która nie jest przychodem i która zostanie przeznaczona na pokrycie kosztów związanych z organizacją i obsługą Konwentu.
II. Formy płatności:
osobiście - na miejscu podczas trwania „Akredytacji"
za pośrednictwem sklepu internetowego - przed rozpoczęciem Konwentu.
III. Każda Akredytacja jest imienna i jest przypisana do konkretnej osoby.
IV. Akredytacja w żadnym przypadku nie podlega zwrotowi, można natomiast przekazać ją innemu Uczestnikowi. Dokonanie przedpłaty równoznaczne jest z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu.
V. Dzieci Uczestników poniżej 10 roku życia zwolnione są z Akredytacji. Dzieciom pomiędzy 10 a 15 rokiem życia przysługuje zniżka w wysokości 50% Akredytacji pełnoletniego Uczestnika.
VI. Każdy Uczestnik zobowiązany jest do okazania dokumentu (legitymacja szkolna) uprawniającego do zwolnienia z opłaty lub zniżki podczas Akredytacji.
VII. Brak lub odmowa okazania dokumentu skutkuje utratą prawa do naliczonej zniżki.
VIII. W razie nieokazania dokumentu uprawniającego do zniżki, osoba zobowiązana jest do zapłaty pełnej ceny Akredytacji.
IX. Brak uiszczenia brakującej kwoty uniemożliwia uczestnictwo w Konwencie.
X. Osoby z jednodniową Akredytacją, po spełnieniu wymogów zawartych w pkt 1d („Uczestnik"), mają ważną akredytację do godz. 11:00 następnego dnia.
f. Podczas Konwentu Orkon 2025, oprócz Organizatorów i Uczestników, na Terenie Konwentu mogą przebywać i działać Twórcy Punktów Programu, Akredytowani Fotografowie oraz Obsługa Techniczna.
g. Osoby postronne, które nie posiadają wykupionej Akredytacji, mogą zostać poproszone przez Organizatorów o opuszczenie terenu Konwentu.
h. „Sklep Orkon" to platforma umożliwiająca dokonywanie wpłat na koszty organizacji poprzez zakup wejściówek oraz innych przedmiotów tam dostępnych. Zasady transakcji w Sklepie Orkon są opisane w Regulaminie Sklepu dostępnym na stronie <https://sklep.orkon.org/>
Wszyscy przebywający na Terenie Konwentu, wskazani w pkt 1 są zobowiązani do przestrzegania niniejszego regulaminu, przepisów przeciwpożarowych oraz innych regulaminów obowiązujących w miejscach stanowiących obozowisko i teren gry.
a. Uczestnicy w wieku powyżej 15, a poniżej 18 lat, muszą przedłożyć pisemną zgodę rodziców lub opiekunów prawnych na udział w Konwencie przy Akredytacji lub przesłać skan takiego dokumentu na adres [organizacja@orkon.org] przed rozpoczęciem Konwentu. Rodzice lub opiekunowie prawni ponoszą pełną odpowiedzialność prawną za zachowanie oraz bezpieczeństwo swoich podopiecznych podczas trwania Konwentu.
b. Osoby poniżej 15 roku życia mogą uczestniczyć w Konwencie wyłącznie pod opieką rodzica, opiekuna prawnego lub wyznaczonej przez niego osoby dorosłej, która przejmuje odpowiedzialność prawną za podopiecznego na czas trwania Konwentu. Opiekun prawny lub osoba dorosła ponosi pełną odpowiedzialność prawną za zachowanie oraz bezpieczeństwo osoby niepełnoletniej.
a. Uczestnicy chcący przyjechać na konwent ze zwierzęciem muszą zgłosić to wcześniej do Organizatorów, wybierając specjalną (bezpłatną) wejściówkę dla zwierzęcia w Sklepie Orkon.
b. Uczestnik podczas akredytacji powinien okazać książeczkę zdrowia zwierzęcia oraz aktualne szczepienie na wściekliznę (w książeczce zdrowia musi znajdować się zaświadczenie o szczepieniu oraz naklejka. W przypadku braku naklejki wystarczające jest zaświadczenie - sama naklejka nie będzie wystarczająca). Szczepienie na wściekliznę musi być wykonane co najmniej 3 tygodnie przed konwentem. Pozostałe obowiązkowe szczepienia dotyczą wyłącznie chorób przenoszonych pomiędzy zwierzętami.
c. Uczestnik odpowiada za swoje zwierzę podczas konwentu. Jest zobowiązany przestrzegać wytycznych Organizatorów w zakresie opieki nad zwierzęciem oraz dbać o to, aby zwierzę nie było uciążliwe dla innych uczestników.
d. W przypadku naruszenia wytycznych dotyczących opieki nad zwierzęciem lub uciążliwego zachowania zwierzęcia, Uczestnik może zostać zobowiązany do wywiezienia zwierzęcia poza teren Konwentu i zapewnienia mu opieki na własny koszt.
e. W sytuacjach awaryjnych, takich jak ucieczka zwierzęcia lub jego agresywne zachowanie, Uczestnik jest zobowiązany do natychmiastowego podjęcia działań w celu opanowania sytuacji oraz poinformowania Organizatorów. W przypadku ataku na innego uczestnika lub spowodowania szkód, Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność prawną i finansową za skutki działań swojego zwierzęcia.
f. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do podjęcia dodatkowych środków bezpieczeństwa, w tym wezwania odpowiednich służb, jeżeli uznają to za konieczne.
a. Uczestnicy są zobowiązani do wpłacenia opłaty akredytacyjnej na pokrycie kosztów organizacji konwentu.
b. Uczestnicy muszą dopełnić czynności akredytacyjnych na Terenie Konwentu Orkon 2025, w tym okazać dowód zakupu wejściówki (wydruk, potwierdzenie mailowe lub screenshot), odebrać i nosić opaskę zgodnie z wybraną opcją uczestnictwa.
c. Uczestnicy zobowiązani są do akceptacji i przestrzegania niniejszego regulaminu.
d. Uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania obowiązujących przepisów sanitarnych, w tym zaleceń i wytycznych dotyczących ochrony zdrowia publicznego, takich jak zachowanie dystansu społecznego, noszenie maseczek oraz stosowanie środków dezynfekujących, jeśli jest to wymagane.
e. W przypadku wystąpienia sytuacji epidemiologicznej, Uczestnicy muszą stosować się do wszelkich dodatkowych wytycznych Organizatorów, które mogą obejmować m.in. testowanie na obecność wirusa, izolację w przypadku objawów choroby oraz inne środki mające na celu ochronę zdrowia uczestników.
f. Uczestnicy, u których występują objawy chorobowe, są zobowiązani do natychmiastowego zgłoszenia tego faktu Organizatorom oraz podjęcia odpowiednich kroków, takich jak samoizolacja lub opuszczenie Terenu Konwentu, zgodnie z wytycznymi sanitarnymi.
h. Uczestnicy są odpowiedzialni za zabezpieczenie swoich dóbr osobistych oraz zdrowia podczas trwania konwentu. Organizatorzy zalecają, aby Uczestnicy rozważyli wykupienie indywidualnego ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) lub innego odpowiedniego ubezpieczenia, gdyż Organizatorzy nie zapewniają takiego ubezpieczenia w ramach uczestnictwa w konwencie.
a. Organizatorzy są zobowiązani do organizacji gier, larpów i innych atrakcji przewidzianych w programie konwentu, z zastrzeżeniem wyjątkowych okoliczności takich jak wypadki losowe, pogoda czy ograniczenia wynikające z zaleceń rządowych.
b. Organizatorzy zapewniają uczestnikom miejsce biwakowe, dostęp do ujęcia wody, węzła sanitarnego oraz wywozu śmieci.
a. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność prawną i finansową za swoje postępowanie od momentu akredytacji do opuszczenia terenu imprezy. Zobowiązani są również do noszenia w widoczny sposób dowodu dokonania akredytacji (opaski).
b. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za wypadki i szkody powstałe z winy uczestników ani za nieszczęśliwe zdarzenia wynikające z udziału w imprezie.
c. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za wypadki, szkody materialne lub zdrowotne powstałe z winy uczestników ani za nieszczęśliwe zdarzenia wynikające z udziału w imprezie.
d. W przypadku szkód wynikających z siły wyższej, takich jak klęski żywiołowe, działania zbrojne lub inne zdarzenia losowe niezależne od Organizatorów, nie ponoszą oni odpowiedzialności za ewentualne konsekwencje tych zdarzeń.
e. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do modyfikacji programu konwentu w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, takich jak ekstremalne warunki pogodowe lub inne zagrożenia bezpieczeństwa, bez odpowiedzialności za wynikłe z tego tytułu niedogodności.
a. Uczestnicy mogą wyrazić zgodę na robienie zdjęć i nagrywanie filmów z ich udziałem, przez upoważnione osoby. Materiały te mogą być wykorzystywane przez Konwent Orkon nieodpłatnie w celach promocyjnych.
b. Zgoda na wykorzystanie wizerunku musi być wyraźna i udzielona na piśmie (w tym elektronicznie). Uczestnik może wycofać zgodę na przyszłe wykorzystanie wizerunku, przekazując odpowiednie oświadczenie na adres mailowy <organizacja@orkon.org>.
c. Zgoda na wykorzystanie wizerunku obejmuje określone pola eksploatacji, np. promowanie konwentu na stronie internetowej, w mediach społecznościowych czy wykorzystaniem go do materiałów promocyjnych takich jak ulotki lub plakaty. Zakres zgody określa się podczas Akredytacji u Organizatora.
a. Uczestnicy są zobowiązani do traktowania się nawzajem z szacunkiem. Nękanie fizyczne lub słowne jest zakazane. Naruszenie zakazu może skutkować usunięciem z terenu Konwentu bez zwrotu kosztów uczestnictwa i/lub brakiem możliwości wykupienia akredytacji na następne edycje.
b. W przypadku naruszenia granic przez innego Uczestnika, można to zgłosić Organizatorom lub osobom zaufania, które podejmą działania mające na celu udzielenie pomocy.
a. Na terenie Konwentu Orkon obowiązuje zakaz używania lub namawiania innych uczestników do używania substancji zabronionych. Naruszenie zakazu może skutkować usunięciem z terenu Konwentu bez zwrotu kosztów uczestnictwa i/lub brakiem możliwości wykupienia akredytacji na następne edycje i/lub wezwaniem odpowiednich służb porządkowych.
a. Uczestnicy są zobowiązani do kulturalnego zachowania, szczególnie w porze nocnej. Niewłaściwe zachowanie może skutkować konsekwencjami, w tym usunięciem z Konwentu bez zwrotu kosztów uczestnictwa.
b. Na terenie konwentu zabronione jest puszczanie muzyki, za wyjątkiem sytuacji, na które wyrazi zgodę organizator. Zakaz ten nie dotyczy grania na instrumentach muzycznych, niewymagających wzmacniaczy i głośników.
a. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Stowarzyszenie Orkon z siedzibą przy ul. Obopólnej 6/3 lok. 1, Kraków 30-069, nr KRS 0000742324.
b. Dane osobowe Uczestników są przetwarzane w celu realizacji umowy o udział w Konwencie Orkon 2025, w tym w szczególności: prowadzenia akredytacji uczestników, organizacji programu konwentu, zapewnienia bezpieczeństwa i porządku na terenie Konwentu, informowania o przyszłych edycjach wydarzenia, oraz innych inicjatywach organizowanych przez Stowarzyszenie Orkon. Dane osobowe mogą być przetwarzane również w celu kontaktu z uczestnikami przed, w trakcie i po konwencie o ile Uczestnik wyraził na to zgodę.
c. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Uczestników jest: - art. 6 ust. 1 lit. b) RODO -- przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy, - art. 6 ust. 1 lit. c) RODO -- przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, - art. 6 ust. 1 lit. f) RODO -- uzasadniony interes administratora, jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa na terenie Konwentu oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami, - art. 6 ust. 1 lit. a) RODO -- zgoda Uczestnika w zakresie przetwarzania danych w celach marketingowych.
d. Dane osobowe Uczestników mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Organizatorem przy realizacji Konwentu, takim jak firmy świadczące usługi IT, fotografowie, a także podmiotom upoważnionym na mocy przepisów prawa.
e. Dane osobowe Uczestników będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub do czasu wygaśnięcia roszczeń związanych z udziałem w Konwencie.
f. Uczestnicy mają prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
g. Uczestnicy mają prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają, że przetwarzanie ich danych osobowych narusza przepisy RODO.
h. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do uczestnictwa w Konwencie Orkon 2025. Brak podania danych może uniemożliwić udział w wydarzeniu.
i. Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych należy kierować na adres e-mail: [organizacja@orkon.org] lub na adres siedziby Stowarzyszenia Orkon.
Podpisując się pod niniejszym Regulaminem, Uczestnik akceptuje jego warunki i zobowiązuje się do ich przestrzegania podczas trwania Konwentu Orkon 2025, brak podpisu uniemożliwia uczestnictwo w wydarzeniu.